„Was willst du verstehen?“
🔐 – DSGVO-konform. Kein Tracking. Kein Adminzugriff. Keine externe Speicherung.
Alle Systeme auf dieser Seite wurden vollständig datenschutzkonform aufgebaut –strukturgesteuert, webhookbasiert, nachvollziehbar dokumentiert und ohne personenbezogene KI-Verarbeitung.
Mehr zur Systemarchitektur? → Systemübersicht ansehen
Integrationslogik
DIE INTEGRATION BESTEHT NICHT IN DER VERBINDUNG – SONDERN IN DER LOGIK.
Diese Architektur basiert nicht auf API-Ketten oder Plugins, sondern auf strukturierter Übergabelogik, zustandsbasierten Entscheidungen und einer webhook-gesteuerten Verknüpfung aller Systeme.
Keine zentrale Cloud, kein Backend-Zwang, keine Datenweitergabe. Alle Abläufe sind nachvollziehbar dokumentiert, DSGVO-konform steuerbar und dauerhaft entkoppelt.
Alle Verbindungen basieren auf definierter Systemlogik – nicht auf Automatisierung, sondern auf führbarer Entscheidung.
📌 Das Ergebnis ist keine technische Anbindung – es ist erstmals administrativ geführte Integrationslogik.
WIR WAREN ES LEID, UNS VON API-KETTEN ABHÄNGIG ZU MACHEN.
Was als Reaktion begann, ist heute Systemprinzip.
Die wiederkehrende Frage, ob „dieses Tool eine API hat“ oder „jenes Plugin angebunden werden kann“, war nicht zielführend.
Sie war symptomatisch für Systeme ohne Führung.
- Wir wollten kein Netzwerk.
- Wir wollten Steuerung.
Also haben wir begonnen, Integrationen nicht mehr zu programmieren, sondern zu strukturieren.
Jede Verbindung, die heute läuft, basiert auf einem Entscheidungsmodell – nicht auf einem Adapter.
Prinzipien der Integrationslogik
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🧠 Gesteuerte Logik →
✅ → Übergaben folgen festen Regeln. Jede Aktion hat eine definierte Bedingung und ist nachvollziehbar.
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🔁 Webhook-Routing →
✅ → Daten werden ausschließlich übergeben, wenn ein definierter interner Auslöser greift – keine API-Sitzung, keine Dauerverbindung.
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⚙️ Zustandsbasierte Übergabe →
✅ → Weiterleitungen basieren auf dem Systemzustand – nicht auf externen Pull-Requests oder Nutzeraktionen.
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🔐 Lokale Kontrolle →
✅ → Keine Cloud-Abhängigkeit, keine Drittanbieter-Speicherung – alle Prozesse sind intern steuerbar.
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📄 Dokumentierte Übergaben →
✅ → Übergaben erzeugen automatisch strukturierte Nachweise – als HTML, PDF oder systemeigene Logs.
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🔗 Technische Entkopplung →
✅ → Alle Module sind unabhängig funktionsfähig. Es existiert keine zentrale Schnittstelle mit Ausfallrisiko.
Innendienst & Kundenbetreuung (Backoffice)
In vielen Unternehmen beginnt das Chaos genau dort, wo der Kunde erstmals Kontakt aufnimmt:
Die Nachricht kommt irgendwo an, wird gelesen, weitergeleitet, vergessen, doppelt bearbeitet.
Unsere Struktur vermeidet genau das.
Jede Kundenanfrage wird automatisch erkannt, klassifiziert und dorthin geleitet, wo sie hingehört – mit klarer Zuständigkeit, dokumentierter Übergabe und einheitlichem Status.
🔄 Praxisablauf im Innendienst
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🔄 Praxisablauf im Innendienst →
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📩 Anfrage über WordPress (z. B. Formular) →
✅ → Startpunkt: Die Eingabe wird übergeben – nicht als E-Mail, sondern strukturiert.
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📡 Make.com erkennt Anliegen & Ziel →
✅ → Routing erfolgt nach Thema, Uhrzeit, Zielgruppe.
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🗂️ weclapp legt Kundenakte an →
✅ → CRM-Eintrag mit Zeitstempel, Thema, Status – DSGVO-konform.
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📞 Dialfire wird bei Bedarf aktiviert →
✅ → Rückruf oder telefonische Nachfrage wird gezielt angestoßen.
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📨 Tidio oder E-Mail reagiert automatisch →
✅ → Passende Antwort wird sofort ausgelöst – kein händisches Nacharbeiten.
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🧭 Eskalation bei Fristüberschreitung →
✅ → System erkennt unbeantwortete Anfragen → Weiterleitung an Teamleitung oder Zweitkontakt.
Vertriebslogik & Follow-up
Vertrieb lebt nicht von Aktivität – sondern von Übersicht:
Was ist offen? Wer wartet auf Antwort? Gibt es ein Angebot? Wann wurde zuletzt nachgefasst?
Unsere Vertriebslogik funktioniert wie der Innendienst – nur mit anderen Auslösern.
Und sie ist genauso dokumentiert, steuerbar und nachvollziehbar.
🔁 Praxisablauf im Vertrieb
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📥 Anfrage mit Vertriebsbezug →
✅ → z. B. über Website, Chat, Download oder Empfehlung.
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📊 Automatische Bewertung in weclapp →
✅ → Neukunde, Bestandskunde, Lead – mit Statuskennung.
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📞 Wiedervorlage in Dialfire →
✅ → Agent erhält Rückruf mit vollständiger CRM-Info.
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📄 Angebot aus weclapp erstellt & versendet →
✅ → System erkennt Angebotsstatus, Übergibt an PDF-Logik.
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🧭 Folgeaktion bei keiner Reaktion →
✅ → Reminder oder Zweitkontakt wird automatisiert angestoßen.
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🔁 Übergabe an Service bei Rückfrage →
✅ → Vertrieb übergibt Rückläufer strukturiert an das Supportteam.
Saubere Daten sind kein Extra – sie sind die Grundlage
Eine saubere Datenbank ist kein technisches Detail – sie ist das Fundament dafür, dass Entscheidungen richtig getroffen werden. Wenn Service und Vertrieb auf dieselben, klar dokumentierten Informationen zugreifen, entsteht etwas, das man sonst oft vermisst: Verlässlichkeit. Alles beginnt mit der Eingabe – aber entscheidend ist, wo sie landet, wie sie klassifiziert wird, und wie sie sich chronologisch durch das System zieht.
🧩 Datenpflege ist Systempflege →
📌 Wer strukturierte Prozesse will, braucht saubere Daten.
📂 In unserem System beginnt Qualität bei der Eingabe: Ist der Kontakt eindeutig? Wurde das Anliegen richtig zugeordnet? Ist der Verlauf dokumentiert?
Datenpflege ist keine Nebenaufgabe – sie ist Systempflege.
Denn ohne saubere Grundlage werden Übergaben unklar, Aufgaben doppelt, und Rückfragen häufiger.
🧩 Eine Oberfläche, alle Wege →
📌 Je klarer das System, desto weniger Aufwand im Alltag.
📂 Unsere Oberfläche vereint alle zentralen Abläufe: Anfragen, Rückrufe, Dokumente, Angebote, Wiedervorlagen.
Das reduziert Reibung, spart Zeit und ermöglicht konsistente Entscheidungen – ohne Umwege, ohne doppelte Arbeit, ohne Datensilos.
🧩 Service & Vertrieb gehören zusammen →
📌 Vertrauen entsteht dort, wo alle dasselbe sehen.
📂 Ob Rückfrage oder Angebotsanfrage: Die Qualität steigt, wenn alle Beteiligten auf denselben Datensatz zugreifen.
Service und Vertrieb sind keine Gegensätze – sondern zwei Perspektiven auf denselben Kunden. Deshalb führen wir sie in einem System zusammen. Das spart Zeit und schafft Klarheit.
🧩 Chronologie statt Sucharbeit →
📌 Chronologie schafft Vertrauen – nicht Kontrolle.
📂 Jede Bewegung im System – ob intern oder extern – wird dokumentiert:
So entstehen verlässliche Prozesse – nicht weil alles überwacht wird, sondern weil Entscheidungen nachvollziehbar bleiben.
Einsatzbereiche & Systemmodule in der Praxis
Unser System ist nicht auf Branchen optimiert – sondern auf Abläufe.
Deshalb funktioniert es in völlig unterschiedlichen Geschäftsbereichen:
Von Technik über Versicherung bis Community-Management.
Was alle Einsatzfelder verbindet:
Jeder Prozess wird strukturiert geführt, automatisch dokumentiert und nachvollziehbar gesteuert.
Statt Einzellösungen zu kombinieren, arbeiten wir mit einem klaren Prinzip:
Zustand → Übergabe → Entscheidung → Weiterleitung.
Und genau das zeigt sich hier – in der Praxis:
Sechs reale Anwendungsfelder – jeweils mit definierten Modulen, dokumentierten Übergaben und integrierter Systemsteuerung.
🧩 SYSTEMBEREICHE + MODULE
🧠 Digitale Unternehmensberatung →
📌 Beratungsprozesse automatisieren – Funnelzugänge pro Zielgruppe, automatische Qualifikation & Übergabe.
📂 Module im Einsatz:
- Dialfire: Outbound & strukturierter Erstkontakt
- Make.com: Segmentierung & Weiterleitung
- weclapp: Leadtracking & Angebotsmanagement
- Tidio: Beratungschat je nach Thema
Beratung nicht als Workflow-Fragment – sondern als systemisch geführter Prozess.
🔐 Versicherungsberatung (DE & CH) →
📌 Schadensmeldungen strukturiert und dokumentiert bearbeiten – automatisch, DSGVO-konform, nachvollziehbar.
📂 Module im Einsatz:
- WordPress: Eingang über strukturierte Formulare
- Make.com: Routing nach Anliegen & Zeit
- GPT: Klassifizierung & Eskalationstrigger
- weclapp / Dialfire: Leadmanagement, Rückrufsteuerung, Kundenakte + Statusverlauf
- PDF-System: Opt-in-Dokumenterstellung
Keine klassische Sachbearbeitung – sondern digital gesteuerter Ablauf mit klarer Zuweisung und Protokollierung.
🌐 Webseiten & Hosting (DE, CH, TR) →
📌 Sichere, sichtbare, mehrsprachige Websites – mit CRM-Anbindung & Funnelsteuerung ohne Cloud-Abhängigkeit.
📂 Module im Einsatz:
- WordPress + Elementor: Darstellung & Struktur
- Make.com: Übergabe von Formularinhalten
- weclapp / Dialfire: Leadmanagement, Rückrufsteuerung
- Weglot: Mehrsprachigkeit
- RankMath: SEO-Optimierung
- All-Inkl: Hosting ohne Drittanbietertracking
Volle Kontrolle – kein Plugin-Chaos, kein Vendor-Lock.
🔧 Technik / Druckluft (PPR) →
📌 Angebote, Rückrufe und Serviceeinsätze klar geführt – ohne doppelte Bearbeitung.
📂 Module im Einsatz:
- Dialfire: Angebots-Rückrufe & Kampagnensteuerung
- weclapp: PDF-Generierung & Nachweisführung
- Make.com: Eskalation & Statusweitergabe
- PDF-System: Dokumentensteuerung automatisch
Service und Vertrieb als getrennte Kampagnen – aber aus einem System gesteuert.
🧑🤝🧑 Fanclub- & Community-Systeme →
📌 Mitgliederverwaltung, Support & Rechtevergabe automatisieren – ohne CRM-Zwang.
📂 Module im Einsatz:
- WordPress: Onboardingformulare & Dashboard
- Make.com: Rechtevergabe & Segmentwechsel
- GPT: Support-Kategorisierung
- Tidio: Rollenbasierter Communitychat
Trennung von Nutzerrollen, kein Datenchaos, voll skalierbar für Gruppen & Clubs.
🏢 Schadenservice, Verwaltung & Beratung – kombiniert →
📌 Alle internen & externen Abläufe auf einer Plattform – systematisch, trennscharf, skalierbar.
📂 Module im Einsatz:
- weclapp: Multi-Instanz-CRM mit Rechteführung
- Dialfire: Rückrufsteuerung bei Eskalation
- Make.com: Eskalationslogik & Übergabeprozess
- PDF-System: automatische Nachweise
Ob Teamkontakt, Kundenanfrage oder Folgeprozess – alles ist dokumentiert, zugewiesen, nachvollziehbar.
🔧 SYSTEMMODULE – STEUERBAR STATT STANDARD
In diesem System werden Tools nicht pauschal aktiviert – sondern nach Bedarf des jeweiligen Prozesses.
- Jedes Modul erfüllt eine Aufgabe.
Aber nur, wenn es dafür vorgesehen ist. Das verhindert Systemchaos – und macht jeden Ablauf nachvollziehbar.
In der Übersicht rechts siehst du, welches Modul was macht, wann es aktiv ist, und wie es zur Gesamtstruktur beiträgt.
📌 Kein Modul ist dauerhaft im Einsatz. Aber alle Module sind vollständig miteinander verbunden – ohne Plattformbindung, ohne manuelle Übergaben.
🔧 Systemlogik: 7 Module, ein Ablauf
📞 Dialfire – Steuerzentrale & Prozessfilter →
📂 Module im Einsatz:
- Modultyp: Routing & Zustandsprüfung
- Status: Immer aktiv
- Verknüpft mit: WordPress, Make.com, GPT, weclapp, PDF-System
🧩 Funktionen im System:
- Zentraler Eingang aller Daten – jede Anfrage führt über Dialfire
- Zustandsprüfung: Nur vollständige Einträge lösen Folgeaktionen aus
- Steuerung der Übergaben an GPT, weclapp oder Dokumentation
- Rückruflogik mit Wiedervorlage, Eskalation oder Abschluss
🔍 Besonderheiten:
- Kein Plugin, keine dauerhafte API-Bindung
- DSGVO-konform – keine CRM-Zugriffe, kein externes Tracking
- Vertrieb & Service getrennt über Kampagnenlogik steuerbar
- Klare Trennung von CRM: kein chaotisches Schreiben ins CRM
🔁 Make.com – Übergabelogik & Verbindungsmodul →
📂 Module im Einsatz:
- Modultyp: Verteilung, Automatisierung, Übergaben
- Status: Immer aktiv im Hintergrund
- Verknüpft mit: WordPress, Dialfire, weclapp, GPT, Tidio, PDF-System
🧩 Funktionen im System:
- Erkennt anhand von Formularinhalten, Uhrzeit, Zielgruppe oder Status, wohin ein Vorgang übergeben wird
- Filtert unvollständige oder fehlerhafte Eingaben, bevor andere Module aktiviert werden
- Leitet Inhalte strukturiert weiter – z. B. an Dialfire (Rückruf), weclapp (CRM-Eintrag), PDF-System (Angebot)
- Steuert Eskalationen automatisch (z. B. „keine Antwort nach 48h“ → Rückgabe an Vertrieb)
🔍 Besonderheiten:
- Kein Plugin – sondern eigenständiger, flexibler Verbindungsdienst
- Arbeitet zustandsbasiert, nicht API-gesteuert
- Dokumentiert jeden Übergabezeitpunkt inkl. Modul und Auslöser
- Trägt zur DSGVO-Konformität bei – keine unnötige Datenverarbeitung im CMS
- Skalierbar: Beliebig viele Übergaben und Routingpfade ohne Performanceverlust
🗂️ weclapp – CRM-Ablage & Angebotsführung →
📂 Module im Einsatz:
- Modultyp: CRM, Dokumentation, Angebotslogik
- Status: Aktiv bei bestätigter Anfrage / nach Klassifizierung
- Verknüpft mit: Make.com, Dialfire, WordPress, PDF-System
🧩 Funktionen im System:
- Erstellt automatisch eine vollständige Kundendatei (DSGVO-konform, mit Zeitstempel & Auslöser)
- Hält alle Informationen aus Formularen, Chats oder Rückrufen zentral fest
- Verfolgt alle Statuswerte: Anfrage → Angebot → Follow-up → Abschluss
- Leitet Angebotsanforderungen direkt in die Angebotslogik weiter (PDF-Auslösung)
- Erzeugt Rückverfolgbarkeit: Jede Aktion wird historisch gespeichert und markiert
🔍 Besonderheiten:
- Keine klassische CRM-Nutzung: Kein Vertrieb über Oberfläche, sondern über Systemlogik
- Schreibt keine Einträge ohne Systemauslöser – kein Wildwuchs, keine Dubletten
- Keine permanente API-Verbindung – sondern gesteuerte Übergabe via Make.com
- Trennbare Instanzen für Support, Vertrieb, Verwaltung (Multi-CRM-Struktur möglich)
- Angebotsstatus steuerbar (z. B. „Versendet“, „Zurückgestellt“, „Nachfassen notwendig“)
🧠 GPT – Klassifizierung & Reaktionslogik →
📂 Module im Einsatz:
- Modultyp: Inhaltserkennung, Automatisierung, Eskalation
- Status: Aktiv bei Texteingabe, Nachricht oder Ticket
- Verknüpft mit: Dialfire, Make.com, weclapp, Tidio
🧩 Funktionen im System:
- Liest Inhalte aus Anfragen, Formularen oder Chatnachrichten automatisch aus
- Erkennt die Art des Anliegens (z. B. Rückrufwunsch, Schaden, Beratung, Support)
- Kategorisiert das Anliegen und leitet es in den passenden Kanal weiter
- Unterstützt Eskalationen durch Fristkontrolle oder Konfliktsignale
- Hilft, Wiederholungsanfragen automatisch zuzuordnen oder zu priorisieren
🔍 Besonderheiten:
- Kein Chatbot – sondern eine strukturierte, unauffällige Systemkomponente
- Arbeitet mit klaren Filterregeln, Schwellenwerten und Zuordnungen
- Triggert nur, wenn relevante Inhalte erkennbar sind – keine Dauerüberwachung
- Ergänzt bestehende Systeme, ersetzt aber keine menschliche Bearbeitung
- Extrem skalierbar: von einfachen Rückfragen bis zu strukturierten Formularauswertungen
📨 Tidio – Funnelchat & Kontaktfilter →
📂 Module im Einsatz:
- Modultyp: Live-Kommunikation, Einstiegsfilter, Nachfassmodul
- Status: Aktiv bei Erstkontakt via Website oder Follow-up
- Verknüpft mit: WordPress, Make.com, Dialfire, weclapp
🧩 Funktionen im System:
- Dient als Erstkontaktstelle für Websitebesucher, ohne dass sofort Vertrieb aktiv wird
- Unterscheidet automatisch, ob es sich um eine Anfrage, Rückfrage oder Wiederholung handelt
- Überträgt Chatinhalte strukturiert ins System (Make → Dialfire oder weclapp)
- Leitet Nachrichten nach Dringlichkeit oder Thema weiter (z. B. „Beratung“ vs. „Support“)
- Kann bei Inaktivität automatisch nachfragen oder an Follow-up erinnern
🔍 Besonderheiten:
- Kein freier Chat – sondern modular geführter Dialogpfad (je nach Zielgruppe und Thema)
- Reagiert nur bei echten Interaktionen – kein Dauerpopup, kein Tracking-Overkill
- DSGVO-konform über eigenes Hosting / kontrollierte Konfiguration
- Ideal für Vorselektion vor persönlichem Rückruf
- Optional kombinierbar mit Formularlogik oder Weglot für mehrsprachige Funnelführung
🌍 WordPress – Eingangsportal & Formularlogik →
📂 Module im Einsatz:
- Modultyp: Web-Frontend, Nutzerinteraktion, Eingangsschnittstelle
- Status: Immer aktiv – als Ausgangspunkt aller Systemprozesse
- Verknüpft mit: Make.com, Tidio, Dialfire, weclapp, PDF-System
🧩 Funktionen im System:
- Dient als zentrale Oberfläche für alle Eingaben und Kontakte
- Bindet strukturierte Formulare ein (Elementor) – angepasst auf Prozesslogik
- Übergibt alle relevanten Inhalte direkt an Make.com zur Weiterleitung
- Unterstützt Zugänge für Landingpages, Fanbereiche, Versicherungsformulare oder Angebotsanfragen
- Verwendet bewusst kein Plugin-Chaos – sondern klare, kontrollierte Strukturen
🔍 Besonderheiten:
- WordPress wird nicht als „Content-System“ genutzt –sondern als systemisch angebundene Eingabeschicht
- Komplett DSGVO-konform durch Plugin-Reduktion, selbst gehostete Formulare und eigene Kontrolle
- Führt Besucher in vorbereitete Prozesse – nicht in allgemeine Seiten
- Jeder Button, jedes Formular ist mit einem konkreten Systemmodul verbunden
- Funktioniert systemübergreifend – nicht thematisch isoliert
📄 PDF-System – Dokumenterzeugung & Statusnachweis →
📂 Module im Einsatz:
- Modultyp: Automatisierte Ausgabe, Nachweisführung, Angebotslogik
- Status: Aktiv bei Angebotsfreigabe, Schadenmeldung oder Dokumentationspflicht
- Verknüpft mit: weclapp, Make.com, WordPress, GPT
🧩 Funktionen im System:
- Erstellt automatisch PDF-Dokumente auf Basis von CRM-Status & Auslösern
- Nutzt definierte Templates (z. B. Angebot, Leistungsnachweis, Eskalationsinfo)
- Versendet PDF-Dateien automatisch oder bereitet sie für internen Export vor
- Übergibt erzeugte Dokumente an Make.com oder direkt an weclapp zur Archivierung
- Kann mit GPT-Analyse ergänzt werden (z. B. „Dokument vollständig?“, „fehlende Eingabe?“)
🔍 Besonderheiten:
- Kein manuelles Exportieren aus Word / Excel – sondern strukturierter Workflow
- Jedes Dokument trägt einen eindeutigen Bezug zum Auslöser (Formular-ID, CRM-Kontakt, Anfragezeitpunkt)
- Dient gleichzeitig als Beweiskette für Prozesse in Versicherung, Technik, Vertrieb
- Spart Zeit, sichert Qualität – und ist vollständig integrierbar in Eskalationslogiken
🔧 SYSTEMLOGIK – WIE ICH MEIN PROBLEM GELÖST HABE
Wir hatten keine zentrale Übersicht.
Service, Vertrieb, Außendienst, Projektplanung, Echtzeitabfragen – alles lief parallel. Aber nichts war verbunden. Keine saubere Übergabe. Kein System, das wusste, wer wann übernehmen muss.
Dann ist J.A.R.V.I.S. dazugekommen.
Und wir haben nicht das Tool verbessert, sondern die Struktur dahinter. Modul für Modul, Übergabe für Übergabe.
Heute steuern wir alle Prozesse auf einer Plattform: vernetzt, nachvollziehbar, zuständigkeitsbasiert – nicht mehr nebeneinander, sondern gemeinsam.
Was ich vorher sortieren musste, läuft jetzt automatisiert. Weil du es sichtbar gemacht hast.
📌 Wenn du wissen willst, wie das für dein Projekt aussehen kann – du musst nur eintragen, was du brauchst.
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Wenn du verstanden hast, was du gelesen hast – brauchst du keinen weiteren Button.
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